Трудовой закон предусматривает, что если работник и работодатель письменно договорились об удаленной работе, расходы, связанные с выполнением работы удаленно, компенсирует работодатель, если между работодателем и работником нет иного соглашения. Кроме того, пункт 19.1 закона «О подоходном налоге с населения» предусматривает, что расходы работника, выплачиваемые работодателем в связи с удаленной работой, не облагаются налогом на заработную плату, если их общая сумма в месяц при работе с полной занятостью не превышает 40 EUR. Однако для того, чтобы эти расходы не облагались налогом на заработную плату, необходимо выполнить несколько обязательных условий.
Во-первых, между работником и работодателем должно быть письменное соглашение о выполнении удаленной работы, причем такое соглашение может быть либо частью трудового договора, либо оформлено в виде распоряжения работодателя. Кроме того, следует отметить, что в приказе или соглашении должно быть указано следующее:
✔️ дата вступления в силу приказа или соглашения, поскольку если работник работает у работодателя менее месяца, компенсация рассчитывается пропорционально количеству отработанных рабочих дней. В случае кратковременного отсутствия (например, больничный лист А) компенсация применяется в полном объеме, однако при длительном отсутствии более 30 дней, она не применяется;
✔️ количество дней удалённой работы. Здесь следует учитывать, что если работнику предписано выполнение работы удаленно, а присутствие на рабочем месте обязательно только в случае необходимости, считается, что работа выполняется удаленно в полном объеме;
✔️ какие расходы компенсирует работодатель, например плату за интернет, мобильную связь, электроэнергию. Следует отметить, что работник не обязан подавать отчет по расходам удаленной работы, то есть работнику не обязательно предоставлять документы, подтверждающие возникновение расходов.
Во-вторых, необходимо подать налоговую книжку по заработной плате. В случае, если работник состоит в трудовых отношениях с несколькими работодателями, компенсация за удаленную работу не облагается налогом у того работодателя, которого работник отметил в качестве основного места получения дохода. В свою очередь, если работник не указал основное место получения дохода, то расходы на удаленную работу могут быть компенсированы любым его работодателем в соответствии с заключенным соглашением.
В-третьих, размер расходов, связанных с выполнением удаленной работы, определяется пропорционально нагрузке и количеству дней удаленной работы в месяц, указанных в соглашении или приказе, если работа выполняется как удаленно, так и на рабочем месте. В связи с этим работодатель имеет право определять детализацию учета удаленной работы либо путем определения только периода удаленной работы, либо путем определения точного распределения расходов, связанных с работой удаленно.
Работодатель вправе компенсировать расходы работника на удаленную работу, превышающие указанный лимит, однако сумма превышения подлежит обложению налогом на заработную плату и декларированию вместе с зарплатой.
Таким образом, работодатель имеет право определять порядок компенсирования расходов работника при удаленной работе, порядок контроля и подсчёта дней, отработанных удаленно, а так же виды расходов, подлежащие компенсации, однако следует еще раз подчеркнуть, что работодатель не обязан компенсировать расходы работника, связанные с удаленной работой, если между работодателем и работником нет письменного соглашения об удаленной работе.
Во-первых, между работником и работодателем должно быть письменное соглашение о выполнении удаленной работы, причем такое соглашение может быть либо частью трудового договора, либо оформлено в виде распоряжения работодателя. Кроме того, следует отметить, что в приказе или соглашении должно быть указано следующее:
✔️ дата вступления в силу приказа или соглашения, поскольку если работник работает у работодателя менее месяца, компенсация рассчитывается пропорционально количеству отработанных рабочих дней. В случае кратковременного отсутствия (например, больничный лист А) компенсация применяется в полном объеме, однако при длительном отсутствии более 30 дней, она не применяется;
✔️ количество дней удалённой работы. Здесь следует учитывать, что если работнику предписано выполнение работы удаленно, а присутствие на рабочем месте обязательно только в случае необходимости, считается, что работа выполняется удаленно в полном объеме;
✔️ какие расходы компенсирует работодатель, например плату за интернет, мобильную связь, электроэнергию. Следует отметить, что работник не обязан подавать отчет по расходам удаленной работы, то есть работнику не обязательно предоставлять документы, подтверждающие возникновение расходов.
Во-вторых, необходимо подать налоговую книжку по заработной плате. В случае, если работник состоит в трудовых отношениях с несколькими работодателями, компенсация за удаленную работу не облагается налогом у того работодателя, которого работник отметил в качестве основного места получения дохода. В свою очередь, если работник не указал основное место получения дохода, то расходы на удаленную работу могут быть компенсированы любым его работодателем в соответствии с заключенным соглашением.
В-третьих, размер расходов, связанных с выполнением удаленной работы, определяется пропорционально нагрузке и количеству дней удаленной работы в месяц, указанных в соглашении или приказе, если работа выполняется как удаленно, так и на рабочем месте. В связи с этим работодатель имеет право определять детализацию учета удаленной работы либо путем определения только периода удаленной работы, либо путем определения точного распределения расходов, связанных с работой удаленно.
Работодатель вправе компенсировать расходы работника на удаленную работу, превышающие указанный лимит, однако сумма превышения подлежит обложению налогом на заработную плату и декларированию вместе с зарплатой.
Таким образом, работодатель имеет право определять порядок компенсирования расходов работника при удаленной работе, порядок контроля и подсчёта дней, отработанных удаленно, а так же виды расходов, подлежащие компенсации, однако следует еще раз подчеркнуть, что работодатель не обязан компенсировать расходы работника, связанные с удаленной работой, если между работодателем и работником нет письменного соглашения об удаленной работе.