В Трудовом законе нет четкого определения, на основании какого документа работодатель предоставляет работнику ежегодный оплачиваемый отпуск. Документарное оформление предоставления отпусков определяет сам работодатель.
Документы предоставления отпуска
На практике ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен на основании:
1⃣ письменного соглашения между работником и работодателем (например, письменное заявление работника о предоставлении отпуска и письменное согласие работодателя в виде приказа о предоставлении отпуска) или
2⃣ графика отпусков, который составляет работодатель после согласования с работниками и представителями работников.
Данные документы могут быть как в бумажном, так и электронном формате. Обязанность работодателя – обеспечить постоянное хранение данных документов, как в бумажном, так и в электронном виде.
1⃣ письменного соглашения между работником и работодателем (например, письменное заявление работника о предоставлении отпуска и письменное согласие работодателя в виде приказа о предоставлении отпуска) или
2⃣ графика отпусков, который составляет работодатель после согласования с работниками и представителями работников.
Данные документы могут быть как в бумажном, так и электронном формате. Обязанность работодателя – обеспечить постоянное хранение данных документов, как в бумажном, так и в электронном виде.
Четкий порядок предоставления отпусков
📝 Порядок предоставления отпусков рекомендуется прописать в правилах внутреннего трудового распорядка предприятия, которые свободно доступны всем работникам.
Работодатель может установить, должен ли работник подать заявление о предоставлении отпуска и издается ли приказ о предоставлении отпуска, или же график отпусков составляется в начале каждого года и работникам предоставляется отпуск без заявлений. Следовательно, если на предприятии установлен порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска, как работодатель, так и работник должны соблюдать положения соответствующего порядка.
Из чего следует, что, если на предприятии имеется профсоюз работников или уполномоченные представители работников, при составлении графика отпусков работодатель должен с ними проконсультироваться и постараться согласовать вариант, приемлемый для обеих сторон (ч. 1 ст. 150 Трудового закона).
Работодатель может установить, должен ли работник подать заявление о предоставлении отпуска и издается ли приказ о предоставлении отпуска, или же график отпусков составляется в начале каждого года и работникам предоставляется отпуск без заявлений. Следовательно, если на предприятии установлен порядок предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска, как работодатель, так и работник должны соблюдать положения соответствующего порядка.
Из чего следует, что, если на предприятии имеется профсоюз работников или уполномоченные представители работников, при составлении графика отпусков работодатель должен с ними проконсультироваться и постараться согласовать вариант, приемлемый для обеих сторон (ч. 1 ст. 150 Трудового закона).
Доступность графика отпусков
Учтите, что любые изменения в графике отпусков доводятся до сведения всех работников, а сам график отпусков обязательно должен быть доступен каждому работнику. В какой именно форме график должен быть доступен – трудовой закон не предусматривает, поэтому это может быть как распечатанный документ, расположенный в доступном для всех работников месте, так и электронный документ, доступный всем работникам в электронной системе предприятия.
Указание времени выплаты отпускных в заявлении
Важно учесть, что согласно Трудовому закону (ч. 4 ст. 69), отпускные и оплата за отработанное время до отпуска выплачиваются не позднее чем за один день до отпуска. По письменному требованию работника отпускные и оплату за отработанное время до отпуска можно выплатить и в другое время, но не позднее следующего дня выплаты оплаты труда. Из этого следует, что в заявлении о предоставлении отпуска рекомендуется указать желание работника касательно времени выплаты отпускных и зарплаты.